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Traitements effectués comme sous-traitant
Chaque traitement que MIHOS effectue pour ses clients, sur leurs instructions documentées.
Version 1.1 du 27 octobre 2026
Sous-traitant : MuuM Sàrl, Route de Champ-Colin 12, 1260 Nyon, Suisse, privacy@mihos.ai. Responsable du traitement : chaque client, désigné dans son accord de sous-traitance. Chaque client choisit les traitements qu'il utilise et fixe les durées de conservation dans les limites indiquées.
Remarque sur la base de données : chaque traitement ci-dessous stocke ses données en Suisse, dans la région de Zurich, sur une infrastructure exploitée par un prestataire dont le groupe est établi hors de Suisse. Les accès de support depuis l'étranger par ce groupe sont couverts par des clauses contractuelles types avec l'addendum suisse.
Sécurité : chiffrement en transit et au repos, accès limité aux personnes qui en ont besoin, séparation des données de chaque client, journalisation de chaque écriture dans les systèmes d'un client. La liste détaillée des mesures constitue l'annexe 3 de l'accord de sous-traitance, transmise sur demande. Les prestataires sont nommés à l'annexe 2, également transmise sur demande.
1. Comptes et accès
Finalité
Donner accès à MIHOS aux utilisateurs de chaque client et gérer leurs rôles.
Personnes concernées
Utilisateurs désignés par le client : commerciaux, managers, administrateurs.
Données personnelles
Nom, e-mail, fonction, équipe, organisation, photo de profil, données d'authentification (liens de connexion, codes à usage unique, connexion Google ou Microsoft).
Destinataires et pays
Hébergement et base de données : Suisse. E-mails transactionnels : Allemagne, Belgique, et États-Unis pour les transferts au sein du groupe du prestataire d'e-mail.
Garantie
Suisse : voir la remarque sur la base de données ci-dessus. Allemagne, Belgique : pays reconnus adéquats par la Suisse. États-Unis, au sein du groupe du prestataire d'e-mail : clauses contractuelles types.
Conservation par défaut
Durée du contrat.
2. Enregistrement et consentement
Finalité
Enregistrer les rendez-vous commerciaux lancés par le commercial, en présentiel ou par appel vidéo ou téléphonique, et conserver la confirmation du commercial que chaque participant a donné son accord.
Personnes concernées
Utilisateurs ; les personnes qu'ils rencontrent, clients et prospects du client.
Données personnelles
Audio ; écran et vidéo pour les enregistrements réalisés avec l'application de bureau ; preuve de consentement (qui a confirmé, horodatage, formulation, adresse IP, navigateur).
Destinataires et pays
Hébergement et stockage des fichiers : Suisse.
Garantie
Données au repos en Suisse. Accès de support depuis l'étranger par le groupe du prestataire de base de données : clauses contractuelles types avec l'addendum suisse.
Conservation par défaut
Audio et vidéo 90 jours (de 7 à 180). Preuve de consentement aussi longtemps que le rendez-vous.
3. Transcription et séparation des locuteurs
Finalité
Transformer l'enregistrement en une transcription attribuée à chaque locuteur.
Personnes concernées
Utilisateurs ; les personnes qu'ils rencontrent.
Données personnelles
Voix et propos tenus, qui peuvent comporter des données sensibles comme la santé ou la situation financière ; vocabulaire personnalisé (termes de l'organisation et des produits, noms du commercial et du client).
Destinataires et pays
Prestataire de transcription : France. Ses propres sous-traitants comprennent des sociétés aux États-Unis.
Garantie
France : pays reconnu adéquat par la Suisse. Traitement ultérieur aux États-Unis : garantie en cours de confirmation écrite avec le prestataire.
Conservation par défaut
Transcriptions jusqu'à leur suppression par le client, ou de 30 jours à 10 ans selon son choix. Copies chez le prestataire : jusqu'à trois semaines, jusqu'à la mise en place de la suppression après récupération.
4. Analyse, notation et coaching
Finalité
Analyser le rendez-vous au regard du playbook du client, le noter avec des justifications traçables, et produire coaching, préparations de rendez-vous, brouillons de suivi et suggestions de champs CRM. La notation évalue le rendement au travail et constitue un profilage au sens de la loi ; elle ne produit à elle seule aucune décision.
Personnes concernées
Utilisateurs ; les personnes qu'ils rencontrent.
Données personnelles
Transcription ; fiche du rendez-vous (montants, engagements, objections) ; notes et justifications ; conseils de coaching ; commentaires des managers.
Destinataires et pays
Fournisseur de modèles de langage : France. Hébergement : Suisse.
Garantie
Pays reconnu adéquat par la Suisse.
Conservation par défaut
Aussi longtemps que le rendez-vous auquel elles se rapportent.
5. Reconnaissance par signature vocale, non utilisée actuellement
Finalité
Attribuer chaque passage d'un rendez-vous au bon commercial. Non utilisée actuellement. Si elle est proposée, elle est désactivée par défaut, une signature vocale n'est créée qu'avec le consentement exprès du commercial concerné et les clients en sont informés 30 jours à l'avance.
Personnes concernées
Commerciaux ayant donné leur consentement exprès, pour la signature vocale. Les personnes qu'ils rencontrent, uniquement par l'audio du rendez-vous transmis pour séparer les locuteurs.
Données personnelles
Signature vocale (donnée biométrique) ; échantillon d'enrôlement.
Destinataires et pays
Prestataire de reconnaissance des locuteurs : France.
Garantie
Pays reconnu adéquat par la Suisse.
Conservation par défaut
Échantillon d'enrôlement supprimé dès son envoi. Signature jusqu'au retrait du consentement du commercial.
6. Sessions d'entraînement avec l'IA et assistant d'onboarding
Finalité
Permettre aux commerciaux de s'exercer sur des situations réalistes avec un client IA ; guider l'onboarding du client avec un assistant vocal.
Personnes concernées
Utilisateurs. Lorsqu'un scénario est reconstruit à partir d'un rendez-vous réel, les personnes présentes à ce rendez-vous.
Données personnelles
La voix et les propos du commercial pendant la session, sa transcription et les réponses de l'IA. Un scénario reconstruit à partir d'un rendez-vous réel peut en contenir des éléments, comme le nom du client, l'objection soulevée ou les montants évoqués.
Destinataires et pays
Prestataire d'IA vocale : États-Unis. Prestataire de modèles de langage : France. Hébergement : Suisse.
Garantie
États-Unis : le prestataire est certifié selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, reconnu adéquat par le Conseil fédéral depuis le 15 septembre 2024. France : pays reconnu adéquat par la Suisse.
Conservation par défaut
180 jours dans MIHOS ; une session conservée comme rendez-vous suit la durée du rendez-vous. Chez le prestataire, la durée configurée pour nos agents, que nous réduisons.
7. Intégrations agenda, messagerie et CRM
Finalité
Préparer les rendez-vous, rattacher chaque enregistrement au bon rendez-vous et inscrire l'issue d'un rendez-vous dans le CRM dans le périmètre approuvé par le client.
Personnes concernées
Utilisateurs ; contacts et prospects du client.
Données personnelles
Événements d'agenda (titre, horaire, lieu, description, noms et e-mails des participants) ; pour les messages échangés avec les invités d'un rendez-vous ou portant son titre, l'expéditeur, les destinataires, l'objet, la date et l'aperçu ; champs CRM approuvés par l'administrateur ; jetons d'accès, chiffrés.
Destinataires et pays
Fournisseur de modèles de langage : France. Hébergement : Suisse. Le compte Google, Microsoft ou CRM du client reste son propre outil, pas un sous-traitant de MIHOS.
Garantie
Pays reconnu adéquat par la Suisse.
Conservation par défaut
Suit le rendez-vous. Jetons jusqu'à la déconnexion du compte.
8. Base de connaissance
Finalité
Utiliser les documents du client, comme son playbook, ses offres, ses tarifs et son catalogue, comme contexte du coaching et des préparations de rendez-vous.
Personnes concernées
Personnes citées dans les documents versés par le client.
Données personnelles
Contenu des documents versés, y compris le texte lu dans les documents numérisés ; peut comprendre des listes de clients, des contrats et des chiffres par commercial.
Destinataires et pays
Fournisseur de modèles de langage et de reconnaissance de texte : France. Hébergement : Suisse.
Garantie
Pays reconnu adéquat par la Suisse.
Conservation par défaut
Jusqu'à leur suppression par le client, ou en fin de contrat selon un calendrier convenu par écrit.
9. Notifications
Finalité
Envoyer liens de connexion, codes, invitations, notifications et récapitulatifs d'équipe.
Personnes concernées
Utilisateurs.
Données personnelles
Adresse e-mail, nom, contenu de la notification.
Destinataires et pays
E-mails transactionnels : Allemagne, Belgique, et États-Unis pour les transferts au sein du groupe du prestataire.
Garantie
Allemagne, Belgique : pays reconnus adéquats par la Suisse. États-Unis, au sein du groupe du prestataire : clauses contractuelles types.
Conservation par défaut
Journal d'envoi 90 jours.
10. Exploitation, sécurité et support
Finalité
Maintenir le service disponible et sécurisé, corriger les erreurs et assister les utilisateurs.
Personnes concernées
Utilisateurs.
Données personnelles
Adresse IP, navigateur, rapports d'erreur au texte masqué, journal d'audit, trace des sessions de support ouvertes par notre équipe, e-mails de support.
Destinataires et pays
Suivi des erreurs : Allemagne, prestataire établi aux États-Unis. Hébergement : Suisse. Messagerie du support : Irlande, États-Unis. Hébergement du code et chaîne de déploiement, qui accède à la base de production lors des migrations : États-Unis.
Garantie
Allemagne et Irlande : pays reconnus adéquats par la Suisse. États-Unis : adéquation lorsque le prestataire est certifié au titre du Data Privacy Framework pour les données concernées, sinon clauses contractuelles types.
Conservation par défaut
Incidents serveur 30 jours. Rapports d'erreur 30 à 90 jours chez le prestataire. Journal d'audit et journaux techniques pendant la durée du contrat, puis supprimés selon le calendrier convenu à son terme.
11. Fin du contrat
Finalité
Restituer et supprimer les données du client.
Personnes concernées
Toutes les personnes dont le client a confié les données à MIHOS.
Données personnelles
Toutes les données du client.
Destinataires et pays
Tous les prestataires ci-dessus, pour la suppression.
Garantie
Comme ci-dessus.
Conservation par défaut
Export et suppression selon un calendrier convenu par écrit, y compris chez les sous-traitants ultérieurs, avec confirmation écrite. Les sauvegardes chiffrées de la base expirent après 30 jours.